„ბევრი პროექტი გვაქვს, თუმცა ნახევარი ვადაში ვერ სრულდება“ - ეს ფრაზა მენეჯერებისგან ხშირად გვესმის. პრობლემა იშვიათად არის მოტივაციის ნაკლებობა; მიზეზი, უმეტესწილად, პროექტების მართვის გამართული სისტემებისა და საჭირო უნარების დეფიციტია.

პროექტების სწორი მართვა ბიუროკრატია არ არის. ეს არის საერთო ენა, რომელიც ნებისმიერი ტიპის გუნდს სჭირდება — იქნება ის კრეატიული თუ ტექნიკური, მცირე თუ მასშტაბური.

„ფლომასტერის“ პროექტის მართვის ტრენინგი სწორედ მათთვისაა, ვინც ყოველდღიურად მართავს გუნდებსა თუ ამოცანებს და სურს, ეს პროცესი უფრო გამართული, პროგნოზირებადი და ეფექტური გახადოს.

რატომ არის პროექტის მართვა კრიტიკული უნარი?

PMI-ის კვლევის თანახმად, მსოფლიოში დაახლოებით 1 მილიონი დოლარი იხარჯება ამაოდ ყოველ 20 წამში — ბიზნეს სტრატეგიის არაეფექტური განხორციელებისა და პროექტების ცუდი მართვის გამო. ეს წელიწადში დაახლოებით 2 ტრილიონ დოლარს შეადგენს.

სხვადასხვა კვლევების თანახმად, პროექტების 70-80% დასახულ მიზნებს ვერ აღწევს.

პროექტების ეფექტური მართვა პირდაპირ აისახება:

• შედეგების პროგნოზირებადობაზე: მკაფიო scope, რეალისტური ვადები და პასუხისმგებლობების განაწილება მინიმუმამდე ამცირებს გაუთვალისწინებელ „სიურპრიზებს“.
• რესურსების ოპტიმიზაციაზე: პროექტის მენეჯერმა ზუსტად იცის, ვინ არის გადატვირთული, ვის რა კომპეტენცია აქვს და როგორ გადაანაწილოს ძალები ეფექტურად.
• კომუნიკაციის ხარისხზე: გუნდის თითოეული წევრი ნათლად ხედავს საერთო სურათს, საკუთარ როლსა და შემდეგ ნაბიჯებს.

რა იწვევს პროექტების წარუმატებლობას?

პროექტები შეიძლება ბევრი სხვადასხვა მიზეზით ჩაიშალოს. თუმცა ხშირად ამას იწვევს:

• Scope-ის უკონტროლო ზრდა: პროექტის მასშტაბი იზრდება ოფიციალური დამტკიცების გარეშე.
• ბუნდოვანი პასუხისმგებლობები: როცა ყველამ იცის, რა არის გასაკეთებელი, მაგრამ არავინ იცის — კონკრეტულად ვის მიერ.
• არარეალისტური ვადები: პროექტი თავიდანვე განწირულია დაგვიანებისთვის არასწორი დაგეგმარების გამო.
• ქაოსური კომუნიკაცია: ინფორმაცია იკარგება, რაც გადაწყვეტილებების მიღებას აფერხებს.

„ფლომასტერის“ ტრენინგზე სწორედ ამ პრაქტიკულ, ყოველდღიურ გამოწვევებზე ვფოკუსირდებით.

პროექტის წარმატების 3 ფუნდამენტური შეკითხვა

პროექტის დაწყებამდე და მისი მიმდინარეობისას, აუცილებელია სამ მთავარ კითხვაზე გვქონდეს მკაფიო პასუხი. სწორედ ეს ქმნის იმ ჩარჩოს, რომელსაც მეთოდოლოგიაში „პროექტის სამკუთხედს“ უწოდებენ:

1. რა? (შინაარსი / Scope): რას ვაკეთებთ და რა არის ჩვენი საბოლოო მიზანი? ამ კითხვაზე პასუხის გარეშე ნებისმიერი სხვა ქმედება აზრს კარგავს. შინაარსის მკაფიო განსაზღვრა გვიცავს პროცესში რესურსების გაფანტვისგან.
2. როდის? (დრო / Time): რა ვადაში უნდა მივიღოთ შედეგი? პროექტს სჭირდება რეალისტური სამოქმედო გეგმა და კონკრეტული დედლაინები, რათა პროცესი მართვადი იყოს.
3. რამდენად? (რესურსი / Cost): რა დაგვიჯდება მიზნის მიღწევა? აქ იგულისხმება როგორც ფინანსური, ისე ადამიანური და მატერიალური რესურსები, რომელთა გარეშეც შედეგის მიღწევა შეუძლებელია.

როგორ ვზომავთ პროექტის რეალურ წარმატებას?

ტრადიციული მოდელი — დრო, ბიუჯეტი და მოცულობა — დღეს უკვე არასაკმარისია. პროექტი შეიძლება ჩაეტიოს ვადებში, მაგრამ იყოს უსარგებლო, თუ მას მომხმარებელი არ იყენებს. „ფლომასტერის“ გუნდი გთავაზობთ შეფასების 4-დონიან სისტემას:

1. ოპერაციული ეფექტურობა: ჩაეტიეთ თუ არა ვადებსა და ბიუჯეტში?
2. პროდუქტის ხარისხი: პასუხობს თუ არა შედეგი რეალურ საჭიროებას? იყენებენ მას?
3. ბიზნეს მიღწევები: მოიტანა თუ არა პროექტმა დაგეგმილი ფინანსური თუ სტრატეგიული სარგებელი?
4. გრძელვადიანი გავლენა: რა ღირებულება შექმნა პროექტმა (ცოდნა, ნდობა, კულტურა), რომელიც დროთა განმავლობაში გამოვლინდება?

ნუ აქცევთ გაზომვას თვითმიზნად. აირჩიეთ 3-5 საკვანძო მაჩვენებელი, რომლებიც პირდაპირ პასუხობს კითხვას: მივაღწიეთ თუ არა იმას, რისთვისაც პროექტი დავიწყეთ?

წარმატების გაზომვა რთული, მაგრამ აუცილებელი პროცესია, რომელიც გუნდს ზრდაში, ხოლო ორგანიზაციას განვითარებაში ეხმარება.

ადამიანები, რომლებიც პროექტებს მართავენ, ბიზნესის მომავალს ქმნიან

ნებისმიერი დიდი იდეა თუ სტრატეგიული გეგმა პროექტების საშუალებით ხორციელდება. პროექტებს ყოველთვის ადამიანები ასრულებენ, თუმცა მხოლოდ მონდომება საკმარისი არ არის. სწორი ინსტრუმენტები, გამართული მეთოდოლოგია და მოქმედების სისტემაა ის, რაც ამ ადამიანებს მაღალი ნდობის მქონე, ეფექტურ პროფესიონალებად აქცევს.

პროექტის მენეჯმენტის ფლობა ნიშნავს ქაოსის მართვას და გაურკვევლობის გარდაქმნას კონკრეტულ შედეგებად. როდესაც გუნდს აქვს სისტემა, ის აღარ ხარჯავს ენერგიას „ხანძრების ჩაქრობაზე“ და მთელ რესურსს ხარისხიან შესრულებაზე მიმართავს.

(R)